Bedrijfsevent organiseren? Zo maak je er een dag van die je team nog lang onthoudt

Een bedrijfsevent organiseren hoeft geen maanden voorbereiding te kosten. Wat je nodig hebt: een duidelijk doel, een datum die je vroeg genoeg vastlegt, een activiteit waar iedereen aan kan meedoen en een gezellige afsluiter met lekker eten en drinken. Kies je voor een actieve ervaring in openlucht, dan zit je meteen goed. Collega's die samen bewegen, samen lachen en samen afzien onthouden die dag nog lang. Dat werkt beter dan een zoveelste receptie waar iedereen in dezelfde groepjes blijft hangen. In dit artikel krijg je een concreet stappenplan om je bedrijfsevent te organiseren, een realistische kijk op het budget en een antwoord op de vragen die organisatoren ons het vaakst stellen. Zo wordt het een dag waar je team achteraf nog over praat, bij ons in Gentbrugge of bij jullie op locatie in Vlaanderen.

Waarom kiezen steeds meer bedrijven voor een actief bedrijfsevent?

Omdat een passief programma snel vervaagt. Een quiz of een receptie is gezellig, maar een week later weet niemand er nog veel van. Samen sporten doet iets anders met een groep. Je ziet collega's in een andere rol, je moedigt elkaar aan en je lacht met dezelfde missers. Net dat blijft plakken.

Er is ook een zakelijke reden. Het Vlaams Instituut Gezond Leven schrijft over bewegen op het werk: wie regelmatig beweegt, is alerter, productiever, stressbestendiger en tevredener in zijn job (bron: Gezond Leven, thema beweging). Een actief bedrijfsevent is dus geen verloren werkdag. Het is een investering die je team nadien mee terug naar kantoor neemt.

Hoe organiseer je een bedrijfsevent? Het stappenplan

Werk van groot naar klein. Eerst het doel en de datum, dan de activiteit, pas daarna de details. Dit schema houdt het overzichtelijk:

Hou bij elke stap deze checklist bij de hand:

• Een doel dat je in één zin kan uitleggen, bijvoorbeeld nieuwe collega's laten aansluiten bij de groep.
• Een activiteit waar iedereen aan kan meedoen, ongeacht leeftijd of conditie.
• Een afsluiter waar mensen kunnen napraten met een drankje in de hand.
• Een plan B bij slecht weer, zodat je niet op de ochtend zelf moet improviseren.
• Een budget per persoon, zodat je formules eerlijk kan vergelijken.

Wat doe je dan concreet op zo'n sportief bedrijfsevent?

Bij SHOBI Move & Relax ziet zo'n dag er eenvoudig uit. Je team krijgt een outdoor workout onder begeleiding van gecertificeerde coaches op de Arsenaal-site in Gentbrugge. Dat kan een groepsles zijn zoals een Boxing Class of een Full Body Circuit, aangepast aan het niveau van de groep. Niemand hoeft sportief te zijn om mee te kunnen. Al het materiaal ligt bij ons klaar.

Na het sporten schuift iedereen aan in de beach club voor verse mocktails en juices van ons zusterbedrijf Boshi Juices. Dat is het moment waarop het echte teamgevoel groeit: bezweet, voldaan en met verhalen over wie er verrassend goed bleek te kunnen stoten. Wil je er beachvolley bij? Op de site liggen ook de veldjes van onze partner Beachtraxx.

Je kiest zelf de formule: enkel het sportieve luik, enkel de mocktailbar of allebei samen. Meer inspiratie voor het actieve gedeelte vind je in ons artikel met 12 sportieve teambuilding ideeën.

Wat kost een bedrijfsevent organiseren?

Dat hangt af van je groepsgrootte en je formule. Reken bij klassieke evenementenbureaus al snel op stevige bedragen voor een volledig verzorgde dag. Een sportief event op een vaste locatie is vaak verrassend haalbaar, omdat de activiteit en de afsluiter op dezelfde plek doorgaan. Bij ons start de mobiele mocktailbar van Boshi Juices vanaf 250 euro exclusief btw. Voor het sportluik maken we een offerte op maat van jullie groep. Zo betaal je enkel voor wat je echt nodig hebt. Een overzicht van onze gewone lesformules vind je op de prijzenpagina.

Moet je daarvoor in Gent zijn?

Nee. Onze thuisbasis is de Arsenaal-site aan de Brusselsesteenweg 602 in Gentbrugge, vlot bereikbaar vanuit heel de Gentse regio. Zit je bedrijf verder weg? Dan komen wij naar jullie, overal in Vlaanderen. Samen met Boshi Juices brengen we het sportieve gedeelte en de mocktailbar tot op jullie parking, terrein of bedrijfsfeest. Alles daarover lees je op onze pagina over een bedrijfsevent in Vlaanderen. Zoek je eerder een klassieke teambuilding op onze eigen locatie, kijk dan op de teambuildingpagina.

Veelgestelde vragen over een bedrijfsevent organiseren

Hoe lang op voorhand plan je een bedrijfsevent het best?

Enkele weken volstaan meestal. September en het najaar zijn wel de drukste periodes voor bedrijfsevents. Wil je dan een datum, leg ze dan zo vroeg mogelijk vast.

Wat als het regent tijdens een outdoor bedrijfsevent?

De Arsenaal-site heeft afdaken bij regen en schaduw bij felle zon. Een buitje hoeft je event dus niet in het water te laten vallen.

Met hoeveel personen kan je een sportief bedrijfsevent boeken?

Wij trainen met maximum 30 personen tegelijk. In kleine groepen tot 12 personen krijgt iedereen de meeste persoonlijke begeleiding. Heb je een grotere groep, neem dan even contact op om de opties te bekijken.

Moet iedereen in het team sportief zijn?

Helemaal niet. Onze coaches passen de oefeningen aan zodat elk niveau en elke leeftijd kan meedoen. Plezier maken staat voorop.

Kan het ook zonder sport, enkel met de mocktailbar?

Ja. Je boekt het sportieve luik en de mocktailbar apart of samen, wat het beste bij jullie event past.